أفادت دائرة الموارد البشريـة لحكومـة دبي بأن نظام إدارة الأداء لموظفي الحكومـة، يتكون مـن خمس مراحل تستمر طوال العام، مؤكدة أن النظام وُضع ليكون استشرافياً مستقبلياً لا رقابياً.
وأوضحت لـ«الإمارات اليوم» أن النظام الجديد يركز على وضع خطط التوجيه والإرشاد الكفيلـة برفع أداء الموظف خلال سنـة التقييم، ويتولّى الرئيس المباشر، بالمشاركـة مع الموظف، تحديد أهداف الأداء، والخطط التي تمكّن الموظف مـن تحقيق مستهدفاته بشكل يضمن تحسين أداء الإدارة ككل. وتشمل المراحل الخمسـة:
تخطيط الأداء
تتضمن مرحلـة تخطيط الأداء، وهي الأولى مـن مراحل النظام، تحديد نِسب التوزيع الموجهة لنتائج تقييم الأداء لمراعاتها عند إجراء التقييم. كما تتضمن هذه المرحلـة، التي يبدأ الإعداد لها خلال شهرَي يناير وفبراير مـن سنـة التقييم، وضع وإعداد خطـة الأداء.
مراجعـة الخطـة التشغيليـة
تتضمن مرحلـة إعداد خطـة الأداء المراجعـة الخطـة التشغيليـة وأهداف الوحدة التنظيميـة، إذ ينص الدليل الإجرائي للنظام على أن يعقد المدير المراجع، فـي ديسمبر مـن كل عام، اجتماعاً مع رؤساء الوحدات التنظيميـة التابعين له، لمناقشـة خططهم التشغيليـة للسنـة التاليـة، وأن يحرص على ضمان توافقها مع الخطـة الاستراتيجيـة للدائرة، وتحديد أهداف الوحدات التنظيميـة ومؤشرات أدائها، وبعد ذلك يُعمم الرئيس المباشر الخطـة التشغيليـة، ومؤشرات الأداء الرئيسـة على موظفيه الذين يراجعون الخطـة لضمان توافق الأهداف المحددة لهم مع أهداف الوحدة التنظيميـة، ويعقد المدير اجتماعات منفصلـة مع رؤساء وحداته التنظيميـة لمناقشـة أهدافهم وتحديدها.
وتتمثل الخطوة الثانيـة فـي وضع معايير الأهداف الفرديـة، إذ يعتمد نجاح عمليـة تحديد الأهداف الفرديـة على مبادئ، منها: وضوح الهدف وربطه بالكفاءات الفنيـة، وضمان استمراريـة وضوح الهدف، وتوضيح أهميـة تحقيق الهدف بالنسبـة إلى الموظف مـن خلال وضعه فـي سياق تحقيق أهداف الدائرة.
أما الخطوة الثالثـة لإعداد خطـة الأداء، فهي آليـة تحديد الأهداف الفرديـة، إذ تحدد الأهداف الفرديـة للموظف وفقاً لمفهوم أهداف SMART، ويقوم هذا المفهوم على اتّباع معايير عدة، منها: محدد Specific بحيث يكون هدفاً واضحاً يفهم مـن خلاله الموظف ما يجب تحقيقه بشكل دقيق ومباشر، وقابل للقياس Measurable، بحيث يكون الهدف قابلاً للقياس الكمّي أو النوعي، ويشير بوضوح إلى المخرجات التي سيتم إنجازها. ومن المعايير أيضاً أن يكون الهدف قابلا للتطبيق Actionable والتحقق والتنفيذ ضمن الإطار الزمني المحدد، بما يتوافق مع طبيعته ومستوى الجودة المطلوب، وأن يكون الهدف واقعياً Realistic أي قابلاً للتحقق ضمن مستوى المهارات والخبرات والكفاءات الفنيـة والسلوكيـة للموظف، وأن يكون مُحدداً زمنياً Time-bound أي فـي إطار زمني مُحدد لإنجاز كل هدف يتفق ومراحل النظام.
وتتمثل الخطوة الرابعـة فـي إعداد خطـة الأداء، فـي تحديد الأوزان ومؤشرات الأداء، بحيث يُحدد لكل موظف وفقاً للمهام والمسؤوليات الرئيسـة لوظيفته ما بين ثلاثـة وخمسـة أهداف.
التقييم
تعد عمليـة إعداد خطـة الأداء نقطـة انطلاق دورة تقييم الأداء السنويـة، ويتم إعدادها خلال شهرَي يناير وفبراير مـن سنـة التقييم، وتتضمن الخطـة: الأهداف الفرديـة، المؤشرات المطلوب تحقيقها مـن الموظف، الكفاءات السلوكيـة، خطـة التعلّم والتطور.
وتتواءم الأهداف الفرديـة مع الخطـة التشغيليـة للوحدة التنظيميـة وأهدافها، وتحدد الأهداف الفرديـة وأوزانها مع مراعاة الأولويـة، ومدى التأثير فـي إنجاز أهداف الوحدة التنظيميـة، مع ضرورة ألا يزيد إجمالي الأهداف الفرديـة على خمسـة، وألا تقل مؤشرات الأداء لكل هدف عـن مؤشر واحد، ولا تزيد على خمسـة مؤشرات.
تحديد النسب
تحدد نسب التوزيع مـن الوحدة التنظيميـة المعنيـة بالاستراتيجيـة واعتماد المدير العام، ويُراعى عند تحديد النِّسب: منحنى التوزيع الطبيعي للأداء، الخصوصيـة التشغيليـة والتنظيميـة للدائرة، كفاءة وفاعليـة الأداء المؤسسي. ويتولّى مكتب المدير العام إخطار الوحدات التنظيميـة بنِسب التوزيع المحددة لكل وحدة تنظيميـة.
المكافأة والتقدير
حدد الدليل نسب التوزيع الطبيعي للأداء وفقاً لما يلي: أداء يتجاوز التوقعات بشكل ملموس، بواقع خمس درجات، وبنسبـة تراوح بين 1 و5%، وأداء يتجاوز التوقعات بواقع أربع درجات، وبنسبـة تراوح بين 10 و15%، وأداء يفي بالتوقعات بواقع ثلاث درجات وبنسبـة تراوح بين 50 و70%، وأداء يفي بمعظم التوقعات بواقع درجتين وبنسبـة مـن 5 إلى 10%، وأداء لا يفي بالتوقعات بواقع درجـة واحدة وبنسبـة 2 إلى 5%.
تحديد الأوزان
يتم تحديد النِّسب المئويـة لكل هدف (وزن الهدف)، مع مراعاة الأولويـة ومدى التأثير فـي إنجاز أهداف الوحدة التنظيميـة، على ألا يزيد مجموع النِّسب المئويـة للأهداف على 100%.
ويتم ترتيب الأهداف وفقاً للأولويـة، ويحق للرئيس المباشر اختيار أهمها، وتُحدّد نِسب الإنجاز المُستهدفـة خلال فترة التقييم لكل هدف مـن الأهداف، ويقوم الرئيس المباشر بالتعاون مع الموظف فـي تحديد مؤشرات الأداء لكل هدف، التي ستكون فـي صُلب المراجعـة الدوريـة، على أن تعتمد الأهداف والمؤشرات فـي موعد أقصاه الأسبوع الثاني مـن فبراير